Nel contesto attuale in cui non esistono più mercati nazionali, ma la competizione è a livello globale, le nuove soluzioni rese disponibili dall'innovation-tecnology devono essere attuate dal management dell'azienda per consentire alla stessa un miglioramento in termini di circolazione delle informazioni (all'interno del sistema azienda) e nei rapporti business-to-business.
Riduzione dello spazio occupato
Negli uffici moderni c'è sempre meno spazio vitale per il personale. I costi elevati d'affitto dei locali, soprattutto nei centri storici delle grandi città, consigliano di sfruttare ogni metro quadrato disponibile nel modo più razionale possibile.Interroghiamoci su quali vantaggi potremmo avere dal liberare, in questi stessi uffici, gli spazi occupati dagli scaffali, dagli armadi o addirittura dalle stanze che hanno solamente il ruolo di contenere carta. Se, infatti, i documenti che noi archiviamo, ricerchiamo o utilizziamo quotidianamente in forma cartacea fossero ugualmente fruibili in una forma meno "dispendiosa" in termini di spazio, ne trarremmo dei vantaggi enormi da un punto di vista pratico ed economico
La staticità e la duplicazione dei documenti
Il criterio di ordinamento dei documenti di un archivio tradizionale deve essere unico, ciò pone una serie di limitazioni alla modalità con cui è possibile effettuare ricerche.
Nel caso degli archivi elettronici non esiste, in pratica, un ordinamento predefinito, in quanto è possibile effettuare qualsiasi ricerca ottenendo in tempi brevissimi i risultati. Ciò è legato all'enorme velocità di elaborazione di cui sono capaci i computer.
Un'operazione di ricerca corrisponde, infatti, ad un confronto tra tutte le chiavi presenti nell'archivio e le condizioni di ricerca impostate dall'utente.
Nel caso degli archivi elettronici non esiste, in pratica, un ordinamento predefinito, in quanto è possibile effettuare qualsiasi ricerca ottenendo in tempi brevissimi i risultati. Ciò è legato all'enorme velocità di elaborazione di cui sono capaci i computer.
Un'operazione di ricerca corrisponde, infatti, ad un confronto tra tutte le chiavi presenti nell'archivio e le condizioni di ricerca impostate dall'utente.
La localizzazione fisica
Uno dei limiti fisici più evidenti della gestione documentale tradizionale è l'impossibilità da parte di più persone di accedere contemporaneamente ad un determinato documento; lo stesso dovrebbe essere stampato in più copie che dovrebbero essere distribuite agli interessati.
Se la soluzione di gestione elettronica dei documenti consente l'utilizzo in rete (ad esempio una soluzione cloud), ogni posto di lavoro può effettuare operazioni di archiviazione o ricerca in modo autonomo, senza che azioni analoghe da parte di altri utenti della rete interferiscano minimamente.
Se la soluzione di gestione elettronica dei documenti consente l'utilizzo in rete (ad esempio una soluzione cloud), ogni posto di lavoro può effettuare operazioni di archiviazione o ricerca in modo autonomo, senza che azioni analoghe da parte di altri utenti della rete interferiscano minimamente.
Riduzione dei costi nascosti
Oltre all'aspetto economico legato all'arredamento specifico dell'archivio,sono molte le voci che rappresentano costi evitabili con una gestione elettronica dei documenti. La necessità di fare più copie per la distribuzione a più persone del medesimo documento obbliga, spesso, a sprecare carta, tempo, elettricità, materiali di consumo e quant'altro viene utilizzato per realizzare e distribuire le fotocopie.
Una semplice gestione elettronica dei documenti, permetterebbe di azzerare queste voci di costo.
Una semplice gestione elettronica dei documenti, permetterebbe di azzerare queste voci di costo.
L'integrazione
Un altro aspetto fondamentale della gestione elettronica dei documenti è la naturale integrazione con gli altri strumenti applicativi in uso presso l'azienda. Una cosa che risulta naturale, infatti, è utilizzare un documento dopo averlo trovato. Se la ricerca è avvenuta manualmente in un archivio tradizionale, l'unica possibilità di utilizzare il documento è, a livello pratico, quello di fotocopiarlo e/o inviarlo via fax.
Nel caso di una gestione elettronica dei documenti, invece, una volta trovato il documento si apre un ventaglio molto più ampio di possibilità. È possibile inviare il documento in forma elettronica via fax (senza necessità di stamparlo), così come è possibile inviarlo per mezzo della posta elettronica ad un altro utente della rete o verso il mondo esterno.
Nel caso di una gestione elettronica dei documenti, invece, una volta trovato il documento si apre un ventaglio molto più ampio di possibilità. È possibile inviare il documento in forma elettronica via fax (senza necessità di stamparlo), così come è possibile inviarlo per mezzo della posta elettronica ad un altro utente della rete o verso il mondo esterno.
La deperibilità
I documenti cartacei si conservano senza apprezzabile degrado negli anni se non vengono fisicamente "maneggiati" e se vengono archiviati in contenitori idonei. La loro deperibilità è, invece, motivo di preoccupazione nel momento in cui vengono consultati con frequenza. Il supporto ottico su cui viene effettuata l’archiviazione offre eccellenti garanzie anche nella conservazione ed integrità dei dati, e consente di eseguire infiniti backup di sicurezza.